Nếu bạn muốn tăng năng suất và hiệu quả trong công việc của mình, việc lên kế hoạch trên sổ là một công cụ quan trọng để giúp bạn đạt được mục tiêu của mình. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách sử dụng sổ kế hoạch hiệu quả. Xem 5 tips bên dưới để cải thiện cách lên kế hoạch hiệu quả hơn!
Đặt mục tiêu rõ ràng
Mục tiêu rõ ràng là yếu tố cơ bản để lên kế hoạch trên sổ hiệu quả. Trước khi bắt đầu lên kế hoạch, bạn cần phải xác định mục tiêu của mình là gì. Hãy đặt mục tiêu rõ ràng, cụ thể và đo lường được để giúp bạn dễ dàng theo dõi tiến độ của mình. Khi đặt mục tiêu, hãy sử dụng một phương pháp SMART - một kỹ thuật viết tắt của 5 từ tiếng Anh: Specific, Measurable, Achievable, Relevant và Time-bound. Đây là một phương pháp phổ biến được sử dụng trong lĩnh vực quản lý dự án và quản lý thời gian để giúp người sử dụng thiết lập mục tiêu rõ ràng và đạt được chúng một cách có kế hoạch.
Cụ thể, SMART nghĩa là:
-
Specific (Cụ thể): Mục tiêu cần được xác định rõ ràng và chi tiết. Nó phải nói rõ những gì cần làm, ai sẽ thực hiện, khi nào, ở đâu và như thế nào.
-
Measurable (Đo lường): Mục tiêu cần được đo lường và quan sát được tiến độ đạt được. Nó phải có một số chỉ số đo lường để theo dõi tiến độ và đánh giá kết quả cuối cùng.
-
Achievable (Khả thi): Mục tiêu phải là khả thi và có thể đạt được. Nó phải được thiết lập dựa trên năng lực và tài nguyên có sẵn.
-
Relevant (Phù hợp): Mục tiêu phải liên quan đến mục tiêu chung của tổ chức hoặc cá nhân. Nó phải có tầm nhìn dài hạn và giúp đạt được mục tiêu tổng thể của tổ chức hoặc cá nhân.
-
Time-bound (Có thời hạn): Mục tiêu cần có một thời gian hoàn thành xác định. Nó phải được hoàn thành trong một khoảng thời gian cụ thể và phải có một thời hạn đầy đủ để đạt được.
Ưu tiên công việc quan trọng
Khi bạn bắt đầu lên kế hoạch trên sổ, hãy tập trung vào các công việc quan trọng nhất trước. Điều này giúp bạn đảm bảo rằng những việc cần thiết nhất sẽ được hoàn thành trước, tránh việc phải giải quyết các công việc khẩn cấp và quan trọng sau cùng. Bạn có thể dành nhiều thời gian và năng lượng cho những công việc quan trọng hơn, đồng thời tránh sự lãng phí thời gian và năng lượng cho những công việc ít quan trọng. Bạn có thể tham khảo các loại sổ planner lên kế hoạch có in sẵn layout để giúp bạn plan dễ hơn và tiết kiệm thời gian sắp xếp công việc khi đang lên kế hoạch.
Tập trung vào công việc theo từng giai đoạn
Lên kế hoạch trên sổ cũng đòi hỏi bạn phải tập trung vào từng giai đoạn của công việc. Thay vì tập trung vào toàn bộ công việc, hãy tập trung vào các giai đoạn nhỏ để giúp bạn tiến triển dần dần và dễ dàng theo dõi tiến độ của mình.
Đặt thời hạn cho mỗi công việc
Một trong những yếu tố quan trọng của lên kế hoạch trên sổ hiệu quả là đặt thời hạn cho mỗi công việc. Điều này giúp bạn giữ được sự tập trung và cố gắng hoàn thành công việc trong thời gian quy định.
Đánh giá lại tiến độ định kỳ
Cuối cùng, hãy đánh giá lại tiến độ định kỳ. Xem lại công việc bạn đã hoàn thành và những công việc còn lại trong kế hoạch của mình. Điều này giúp bạn đưa ra các điều chỉnh cần thiết và gì.